Avez-vous déjà été confronté à un problème qui refusait de disparaître ? Quoi que vous fassiez, tôt ou tard, il revenait, peut-être sous une autre forme. Les problèmes persistants ou récurrents sont souvent les symptômes de problèmes plus profonds. Les « solutions rapides » peuvent sembler pratiques, mais elles ne résolvent souvent que les problèmes de surface et gaspillent des ressources qui pourraient être utilisées pour s’attaquer à la cause réelle du problème. 
Dans cet article, nous examinons la méthode des 5P (5 Pourquoi). Il s’agit d’une méthode simple mais puissante qui permet de passer rapidement sur les symptômes extérieurs d’un problème pour en révéler les causes sous-jacentes, afin de pouvoir s’y attaquer une fois pour toutes.
Les origines de la méthode des 5 pourquoi
Sakichi Toyoda, industriel japonais, inventeur et fondateur de Toyota, a mis au point la méthode des 5P dans les années 1930. Elle est devenue populaire dans les années 1970 et Toyota l’utilise encore aujourd’hui pour résoudre des problèmes. La philosophie de Toyota est celle du « go and see ». Cela signifie que la prise de décision est basée sur une compréhension approfondie de ce qui se passe réellement dans l’atelier, plutôt que sur ce que quelqu’un dans une salle de conférence pense qu’il pourrait se passer.
D’où l’importance de réaliser des remontées terrains efficaces. La technique des 5 pourquoi est fidèle à cette tradition, et elle est d’autant plus efficace que les réponses proviennent de personnes qui ont une expérience pratique du processus ou du problème en question. La méthode est simple : lorsqu’un problème survient, il faut en rechercher la cause racine en posant cinq fois la question : Pourquoi ? Ensuite, on demande à des personnes qui ont une expérience pratique du processus ou du problème en question de répondre à cette question.
Remarque : Les 5 Pourquoi utilisent des « contre-mesures » plutôt que des « solutions ». Une contre-mesure est une action ou un ensemble d’actions visant à empêcher le problème de se reproduire, alors qu’une solution peut se contenter de traiter le symptôme. En tant que telles, les contre-mesures sont plus robustes et ont plus de chances d’empêcher le problème de se reproduire.
Quand utiliser la méthode des 5 pourquoi ?
Vous pouvez utiliser la méthode des 5 Pourquoi pour le dépannage, l’amélioration de la qualité et la résolution de problèmes, mais elle est plus efficace lorsqu’elle est utilisée pour résoudre des problèmes simples ou modérément difficiles. Elle peut ne pas convenir si vous devez vous attaquer à un problème complexe ou critique. En effet, la méthode des 5P peut vous amener à suivre une seule piste, ou un nombre limité de pistes, alors qu’en réalité, les causes peuvent être multiples. Dans de tels cas, une analyse plus large avec notre logiciel de prévention des risques sera le plus efficace.
Toutefois, cette simple technique des 5 pourquoi peut souvent vous orienter rapidement vers la cause racine d’un problème. Ainsi, lorsqu’un système ou un processus ne fonctionne pas correctement, essayez-la avant de vous lancer dans une approche plus approfondie, et certainement avant d’essayer d’élaborer une solution.
La simplicité de l’outil lui confère également une grande flexibilité, et la méthode des 5 Pourquoi se combine bien avec d’autres méthodes et techniques, telles que l’analyse des causes profondes. Il est souvent associé à la production allégée (Lean Manufacturing), où il est utilisé pour identifier et éliminer les pratiques de gaspillage. Il est également utilisé dans la phase d’analyse de la méthode d’amélioration de la qualité Six Sigma. 
Comment utiliser la méthode des 5 Pourquoi ?
Le modèle suit un processus très simple en sept étapes :
1. Constituer une équipe
Réunissez des personnes qui connaissent bien les spécificités du problème et le processus que vous essayez de corriger. Faites appel à un facilitateur qui veillera à ce que l’équipe se concentre sur l’identification de contre-mesures efficaces.
2. Définir le problème
Si vous le pouvez, observez le problème en action. Discutez-en avec votre équipe et rédigez un énoncé de problème bref et clair sur lequel vous êtes tous d’accord. Par exemple, « L’équipe A n’atteint pas ses objectifs en matière de temps de réponse » ou « La version B du logiciel a entraîné un trop grand nombre d’échecs de retour en arrière ». Ensuite, vous pouvez concrétiser la méthode en la formalisant de manière digitale ou papier grâce à notre modèle gratuit
3. Poser le premier « Pourquoi ? »
Demandez à votre équipe pourquoi le problème se pose. (Par exemple, « Pourquoi l’équipe A n’atteint-elle pas ses objectifs en matière de temps de réponse ?) La question « Pourquoi ? » semble simple, mais y répondre nécessite une réflexion approfondie. Les réponses doivent être fondées sur des faits : il doit s’agir de récits de choses qui se sont réellement produites, et non de suppositions sur ce qui aurait pu se produire.
Cela permet d’éviter que la méthode des 5 pourquoi ne devienne un simple processus de raisonnement déductif, qui peut générer un grand nombre de causes possibles et, parfois, créer davantage de confusion en recherchant des problèmes hypothétiques. Les membres de votre équipe peuvent proposer une raison évidente ou plusieurs raisons plausibles. Notez leurs réponses sous forme de phrases succinctes, plutôt que sous forme de mots isolés ou de longues déclarations, nous avons conçu un modèle pour remplir facilement la méthode 5P, téléchargez le gratuitement ! Par exemple, il est préférable de dire « le volume d’appels est trop élevé » plutôt que d’écrire vaguement « surchargé ».
4. Posez la question « Pourquoi ? » Quatre fois de plus
Pour chacune des réponses obtenues à l’étape 3, posez quatre autres « pourquoi » successifs. À chaque fois, formulez la question en fonction de la réponse que vous venez d’enregistrer. Voici un exemple d’une situation pouvant arrivée sur un lieu de travail. 
Une fois la méthode des 5P terminée, vous pouvez en découler une problématique et en prévoir des actions correctives par la suite pour résoudre les problèmes à la racine.
Étape 5. Savoir s’arrêter
Vous saurez que vous avez découvert la cause première du problème lorsque la question « pourquoi » ne produira plus aucune réponse utile et que vous ne pourrez pas aller plus loin. Une contre-mesure appropriée ou une modification du processus devrait alors devenir évidente. Si vous avez identifié plus d’une raison à l’étape 3, répétez ce processus pour chacune des différentes branches de votre analyse jusqu’à ce que vous trouviez une cause première pour chacune d’entre elles.
6. Traiter la ou les causes racines
Maintenant que vous avez identifié au moins une cause racine, vous devez discuter et vous mettre d’accord sur les contre-mesures qui empêcheront le problème de se reproduire.
7. Contrôlez vos mesures
Surveillez de près l’efficacité avec laquelle vos contre-mesures éliminent ou minimisent le problème initial. Il se peut que vous deviez les modifier ou les remplacer entièrement. Dans ce cas, il est conseillé de répéter la méthode 5 pourquoi pour s’assurer que vous avez identifié la bonne cause première.
Votre template pour formaliser la méthode des 5P offert !
Pour répondre à vos problématique et vous aider à formaliser et à mettre en œuvre cette méthode 5P, nous vous offrons gratuitement un template, prêt à remplir en cliquant sur le bouton en dessous !
Tips pour la méthode des 5 Pourquoi
Essayez de passer rapidement d’une question à l’autre. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble avant de tirer des conclusions hâtives. Le « 5 » de la méthode des 5P n’est en fait qu’une « règle empirique ». Dans certains cas, vous devrez peut-être poser la question « Pourquoi ? » plusieurs fois avant d’arriver à la racine du problème. Dans d’autres cas, il se peut que vous atteigniez ce point avant d’avoir posé votre cinquième « Pourquoi ? ». Dans ce cas, assurez-vous que vous ne vous êtes pas arrêté trop tôt et que vous ne vous contentez pas d’accepter des réponses « spontanées ».
